Ajantekijät

Käytä hetki hyödyksesi

Tietotekniikka on ollut tärkeä osa tyypillisen suomalaisen pk-yrityksen toimintaa jo viime vuosituhannen lopulta. Alun perin sitä kutsuttiin automaattiseksi tietojenkäsittelyksi, ATK:ksi. Sittemmin on lanseerattu runsaasti toinen toistaan hienompia nimityksiä ja kirjainyhdistelmiä niin kokonaisuudelle kuin erillisille toiminnoillekin, mutta alkuperäinen nimi on edelleen melko kuvaava.

Erilaisten lyhenteiden, käsitteiden ja toimintojen keskellä on hyvä muistaa, että tietotekniikan perimmäinen tarkoitus on helpottaa ja tehostaa organisaation toimintaa. Ajan- ja tarkoituksenmukainen IT-ympäristö on parhaimmillaan lähes huomaamaton. Jos taas taistelu toimimattomien työkalujen tai puuttuvan tiedon kanssa on päivittäistä, tuottavuuden nopea lasku ei varmasti jää huomaamatta.

Tietotekniikan yleistyttyä 1980–90-luvulla kehityksessä on ollut selkeitä ajanjaksoja, jolloin perusinfrastruktuurin rakenne on muuttunut merkittävästi. Ensimmäisen sukupolven tietokoneet olivat konesaleissa asuvia jättiläisiä. Toisen sukupolven tietokoneet sijaitsivat jo samoissa tiloissa käyttäjän kanssa, ja 1980-luvulla saatiin ensimmäiset henkilökohtaiset tietokoneet. Tietokoneet saivat yhteyden toisiinsa ensin lähiverkkojen kautta ja 1990-luvulla verkkoon päästiin jo globaalisti kaikkialta internetin välityksellä. Tietojen käsittelytapa ja -paikka ovat muuttuneet isoista keskuskoneista ja päätteistä henkilökohtaisiin tietokoneisiin, palvelinympäristö on tuotettu vuoroin paikallisesti ja konesalista.

Myös juuri nyt on pitkästä aikaa meneillään erittäin mielenkiintoinen murros, joka todellakin kannattaa huomata ja hyödyntää.

Mikä ihmeen murros?

Tietojenkäsittely ja viestintä siirtyvät vauhdilla pilveen ja samaan aikaan tietotekniikan päätelaitteiden käyttö on kuluttajistunut. Me sosiaalisen median ja internetin käyttäjät olemme jo tottuneet helppoon ja miellyttävään käyttökokemukseen. Samaa mutkatonta tuntumaa osataan haluta ja vaatia myös työympäristöön.

Mitä meille tietotekniikan palveluntarjoajille sitten jää tehtävää, jos tietojenkäsittely, se atk, ei olekaan enää salatiedettä? Rehellisesti sanottuna otamme muutoksen ilolla vastaan ja tulemme talkoisiin heiluttamaan lekaa, kun vanhat ja kankeat ratkaisut puretaan. Kehitys vapauttaa aikaa meille kaikille. Aika puolestaan tuo tehokkuutta ja – mikä on olennaisen tärkeää – mielekkyyttä päivän askareisiin.

Kaikki pilveen ja heti?

Kun tehdään pk-yrityksen IT-strategiaa esimerkiksi seuraaville kolmelle vuodelle, vyyhteä kannattaa lähteä purkamaan ilman minkäänlaisia ennakkoajatuksia teknologioista tai tiedon sijainnista. Hyvä lähtökohta sen sijaan on yrityksen yleinen toimintastrategia vähintään samalle aikajaksolle. Erityisen tärkeää on myös ymmärtää nykyinen tilanne: mikä toimii ja mikä ei, mitä tapahtuu tai ei tapahdu, vaikka pitäisi. Jos jokin prosessi sujuu jo nyt poikkeuksellisen vaivattomasti, voisiko siitä opittua hyödyntää muussa toiminnassa? Tietotekniikka ja viestintä ovat tyypillisesti osa prosesseja, joiden tarkastelu toiminnan kautta kannattaa.

Kun toiminnalliset tavoitteet on saatu määriteltyä, voidaan laatia strategian toteuttamiselle budjetti. Sovellusvuokraus ja pilviratkaisut ovat yksinkertaistaneet järjestelmien käyttöönottoa, tukemista ja päivittämistä merkittävästi. Nykyaikaisessa pk-yrityksessä asiakkaalla voi perustietotekniikan ratkaisusta sijaita pelkästään käyttäjien ympäristö – kaikki muu voidaan toteuttaa tehokkaasti palvelukeskuksista. Jos palvelimet halutaan perustellusti pitää omissa tiloissa, sekin vaihtoehto on käytettävissä. Nyt tehdyissä tietotekniikkaympäristön kehityshankkeissa nykyiset palvelut pystytään tuottamaan huomattavasti aiempaa edullisemmin tai voidaan hankkia kokonaan uusia palveluja, jotka saadaan toteutettua nykyisiä kustannuksia kasvattamatta.

Viestintäratkaisuja ei saa unohtaa

Perustietotekniikan kokonaisuutta kehitettäessä puututaan yleensä myös viestintäratkaisuihin, vähintään sähköpostin ja kalenterin osalta. Viestintää kannattaa katsoa kuitenkin laajemmin, koska sitä kehittämällä voidaan vaikuttaa todella merkittävästi organisaation ajankäyttöön ja työnteon mielekkyyteen.

Erilaisilla sähköisillä ryhmätyötiloilla, yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla ja videoneuvotteluilla voidaan uudistaa tehokkaasti ja kivuttomasti koko organisaation työskentelymallit. On yleinen ilmiö, että kalenterit ja neuvottelutilat täyttyvät sisäisistä palavereista, jolloin asiakkaat ja muut ulkoiset sidosryhmät saattavat jäädä vaille ansaitsemaansa huomiota. Nykyisen palaverikäytännön kriittinen tarkastelu on hyvin valaisevaa ja päätös sen uudistamisesta voi olla yksi organisaatiosi suurimmista kehitysaskeleista aikoihin. Mikä parasta, nykyaikaiset viestintäratkaisut saadaan yleensä rahoitettua suoraan työajassa ja matkakuluissa saavutettavilla säästöillä.

Tee itsellesi lisää aikaa

Pk-yrityksen tietoteknisen ympäristön tarvemäärittely ja IT-strategian laadinta saattaa kuulostaa hankalammalta kuin mitä se todellisuudessa on. Jos tuntuu hiukankaan siltä, että päivittäisessä tekemisessä olisi tehostamisen varaa, kannattaa tarttua toimeen. Itse ei tarvitse kaikkea tehdä. Asiansa osaava kumppani tuo tuoreen näkemyksen toimintamalleihin ja varmistaa, että yhdessä sovitut tietotekniikan tehostumistavoitteet saavutetaan – budjetissa pysyen. Toteutumista seurataan sovituilla mittareilla ja laadittua strategiaa tarkistetaan määrävälein. Kun tiedät, että oikealla henkilöllä on aina tarvittava tieto oikeaan aikaan käytössään, on helppoa keskittyä varsinaiseen tuottavaan työhön.

Ricoh Finland - Imaginechange © 2014.
All rights reserved.

Log In or Sign Up