Joko teillä hallitaan tulostamista?

Oletko miettinyt, minkälaisia dokumentteja yrityksissä tulostetaan eniten? Vastaus on: tärkeitä, usein kaikkein tärkeimpiä ja luottamuksellisimpia. Luottamuksellisten asiakirjojen tulostamisessa on perinteisesti kaksi vaihtoehtoa: juoksupyrähdys monitoimilaitteen luo tai pikkutulostimen käyttäminen omassa työhuoneessa.

Entä mistä johtuu, että monitoimilaitteen vieressä aina lojuu turhia tulosteita? Tyhjiä ja ylimääräisiä sivuja, noutamatta jääneitä tulostuksia – joukossa papereita, joiden ei ehkä pitäisi olla kaikkien silmillä. Aikamoista tuhlausta, sanoisi joku.

Nämä molemmat asiat ovat vältettävissä turvatulostuksella, jossa jokainen työ siirtyy tietokoneelta tai mobiililaitteelta ensin palvelimelle, ja vasta monitoimilaitteella tapahtuvan henkilökohtaisen kirjautumisen jälkeen paperille.

Tulostamisen ylläpito

IT-hallinnon ja tulostuksen ylläpidon tavoitteena on varmasti tietoturvallinen, mitattava ja helposti hallittava tulostusympäristö. Tulostusasiat, -ongelmat tai -ajurit harvoin ovat IT-osaston ydinosaamista ja tulostamisesta raportointi saatetaan nähdä toissijaisena asiana.

Tulostuksenhallinnan avulla luodaan yritykselle kokonaisuudessaan paremmat tulostusprosessit, pienennetään kustannuksia sekä annetaan myös vierailijoille mahdollisuus turvalliseen tulostamiseen. Nykyisen tulostuslaitteiston maksimaalinen hyödyntäminen, käyttökustannukset, yleinen tuottavuus, käyttäjien tyytyväisyys ja tietoturva ovat asioita, jotka varmasti kiinnostavat yrityksen johtoa. Tavoitteena on, että tulostus on sananmukaisesti yrityksen hallinnassa, eikä tapahdu siellä täällä, hienoilla laitteilla ilman mitään valvontaa.

Yksinkertaista kuin printtaaminen

Tiedäthän sen pikkuhuomautuksen sähköpostien lopussa: ”mieti ennen kuin tulostat”? Miten moni asia voikin mennä pieleen niin helpossa asiassa kuin dokumentin tulostaminen. Ihmiset klikkaavat ajatuksissaan nappeja useita kertoja, tulostavat ”varmuuden vuoksi” tai eivät huomaa, että kiinnostava esitys onkin 150-sivuinen. Perin inhimillistä.

Kun tulostuslaitteelle kirjaudutaan sisään ja näytölle avautuvasta yksinkertaisesta luettelosta nähdään kaikki omat tulostustyöt, nämä ongelmat poistuvat. Pieni miettimistauko tietokoneella istumisen ja tulostuslaitteen äärelle saapumisen välissä todella tekee ihmeitä.

Turvatulostuksen ansiosta kukaan ei pääse nappaamaan papereita vahingossa (tai tarkoituksella) eivätkä ne hautaudu vieraiden tulostustöiden väliin. Omat työt voi käynnistää tänään, mutta printata vasta huomenna. Sitä on turvatulostaminen.

Follow Me

Turvatulostus tunnetaan myös nimellä Follow Me tai Follow You -tulostus, sillä nyt tulostus seuraa käyttäjää eikä toisin päin. Työt jäävät odottamaan tulostuspalvelimelle, kunnes käyttäjä ehtii ne vapauttamaan. Käyttäjä tulostaa siltä laitteelta, joka hänelle parhaiten sopii. Suuremmat tulostustyöt voidaan automaattisesti ohjata laitteisiin, joiden tiedetään hoitavan ne vaivattomammin.

Laitteelle tunnistautuminen voidaan suorittaa pienellä avainkortilla, ehkä samalla, jolla pääsee sisään toimiston ovista – tai vaikka pin-koodilla. Eri käyttäjille ja ryhmille räätälöidään sopivat aloitusnäytöt, jotka voivat sisältää myös esim. skannaustoimintoja. Tulostamisen kustannukset ovat hallinnassa, kun on mahdollista hyödyntää kustannusseurantaa, luoda hinnastoja eri tulostustyypeille tai asettaa saldorajoituksia. Turvatulostus toimii myös monimerkkiympäristössä ja tukee tarvittaessa mobiilitulostusta.

Turva on tyytyväisyyttä

Turvatulostus tuo yllättäviä säästöjä, varsinkin jos yrityksen käytössä ei ole ollut minkäänlaista tulostuksen hallintaa. Samalla saadaan iso joukko tyytyväisiä käyttäjiä, harkitsevampaa tulostamiskulttuuria ja kattava tietoturva, joka täyttää vaativimmatkin viranomaismääräykset.

Tagged under:

Ricoh Finland - Imaginechange © 2014.
All rights reserved.

Log In or Sign Up