Monitoimilaitteen pikku salaisuudet

Toimiston monitoimilaite on pikku jättiläinen, joka nielee sisäänsä kaikenlaista. Sen sisällä on kokonainen maailma tulevaa ja menevää tietoa, osoitteita, skannauksia sekä jälkiä tehdyistä töistä. Se näkee paljon, mutta osaa myös vaieta näkemästään. Aina siihen saakka, kun laite lähtee vaihtoon.

Monitoimilaitteen elinkaari sisältää tietoturvan kannalta erityisen kriittisen hetken: laitteen käytöstä poistamisen. Sen jälkeen se usein menee kierrätykseen tai uuteen kotiin. Tätä asiaa on syytä pysähtyä hetkeksi miettimään, sillä poisto voi olla riski, tai kuten me asian näemme: turvallinen ja tietoinen rutiinitoimenpide.

Tietoturva on yrityksessä aina prioriteettien kärjessä. Sen merkitys maineelle on suunnaton ja asiasta määrää myös tietoturvalaki. Monitoimilaitetta voi tietoturvan kannalta verrata fyysisesti suurikokoiseen tietokoneeseen, joka sisältää elektroniikan lisäksi paljon luottamuksellista mekaanista toimintaa.

Katse laitteen sisälle

Monitoimilaitteen sisällä on muun muassa muistikortteja ja kiintolevy, jolla voi olla osoitteita, puhelinnumeroita sekä tunnuksia, jopa keskeneräisiä tulostustöitä. Datan lisäksi laitteeseen voi jäädä monenlaista tavaraa: syötön ohi pudonneita papereita, tarroja, muistilappua, sekä rumpuun jälkiä viimeisestä tulostetusta dokumentista. On jopa käynyt niin, että laitteen sisälle on jossain vaiheessa pudonnut pikkutavaroita, esimerkiksi avaimia.

Käytöstä poisto on asiantuntijan työtä

Mikään näistä asioista ei muodostu ongelmaksi, kun monitoimilaite ymmärretään tietotekniseksi laitteeksi ja sitä käsitellään koko elinkaaren aikana sen mukaisesti. Käytöstä poisto pitää aina antaa sellaisen toimijan hoidettavaksi, joka tietää näistä monimutkaisista laitteista kaiken.

Todisteeksi sertifikaatti

Me suhtaudumme monitoimilaitteeseen, iästä riippumatta, kuin mihin tahansa luottamukselliseen materiaaliin. Kuljetamme ja säilytämme sen lukituissa tiloissa ja tuhoamme sen sisältämän tiedon täydellisesti tai tarvittaessa palautamme kiintolevyn sellaisenaan omistajalle. Käsittelyssä huomioidaan yhtä aikaa sekä turvallisuus- että ympäristönäkökulma. Kiintolevyn poisto tai tyhjennys on vain yksi osa kokonaisuutta. Koko puhdistustoimenpide käsittää yli sata vaihetta, ja se on sertifioitua toimintaa myös yhteystyökumppaniemme osalta. Siitä annetaan myös todistus.

Osana tietoturvan kokonaisuutta

Käytöstä poisto on erillinen palvelu, josta voidaan sopia jo laitteen käyttöönottovaiheessa. Kannattaa muistaa, että monitoimilaitteisiin saa monia käytönaikaisia tietoturvaratkaisuja, joista esimerkiksi reaaliaikainen kiintolevyn salaus ja päällekirjoitus osaltaan vähentävät riskejä elinkaaren lopussa.

Tietoturva on laadun tekijä, josta emme tingi.

 

Kiinnostiko? Saat tarkempaa tietoja Ricohin Tietojenpoistopalvelusta tilaamalla lisämateriaalia tästä!

Tagged under:

Ricoh Finland - Imaginechange © 2014.
All rights reserved.

Log In or Sign Up