Ovatko sopimukset hyppysissä?

– Muistatko missä se Kamppisen sopimus on?

– Luulisin, että siellä verkon kansiossa…

– Niin, mutta se viimeisin versio?

Onko tilanne tuttu? Kamppisen paikalle voit laittaa haluamasi asiakkaan tai kumppanin nimen, ja huokaista.

Hyvin erityinen dokumentti

Sopimukset ovat yrityksen tärkeimpiä asiakirjoja. Niitä luetaan säännöllisesti, niihin viitataan ja niiden toteutumista seurataan. Niillä on myös umpeutumisaikansa, joka voi saapua varautumattomalle huomaamatta.

Sopimusten tärkeyteen nähden on yllättävää, miten hajallaan niitä joskus yrityksissä säilytetään. Vaikka säilytys olisi kunnossa, voi muussa käsittelyssä olla parantamisen varaa, sillä sopimukset elävät, niillä on useita vaiheita, versioita ja päivityksiä.

Teknologia palvelee sopimuksia

Sopimukset ovat luottamuksellista materiaalia, joihin pitää olla pääsy yllättävän monella. Jo tämän kaksijakoisuuden takia niiden tehokas hallinta vaatii kunnon huomiota. Suurin ongelma ei nykyaikana ole sopimuksia käyttävien ihmisten määrä, vaan tilanne, jossa niitä hallitsee liian harva.

Sopimus onkin todellinen tyyppiesimerkki dokumentista, johon pitää päästä käsiksi aina tarvittaessa. On todella suuri helpotus siirtyä henkilöihin sidotusta sopimusten hallinnasta nykyaikaisten työnkulkuratkaisujen pariin. Esimerkiksi palavereissa voidaan sopimuksiin liittyvät asiat käsitellä välittömästi niiden noustessa esiin, sillä jokainen sopimus tai sen versio on helposti ja välittömästi nähtävissä.

Tätä on automatisoitu sopimusten käsittely

Sopimus  voidaan viedä yrityksen valitsemaan hallintajärjestelmään monin tavoin, paperisopimukset tietysti skannaamalla. Digitalisointi on tärkeä vaihe, joka oikein tehtynä tarjoaa riskien sijaan pelkkiä mahdollisuuksia.

Skannauksen yhteydessä voidaan paperisesta sopimuksesta automaattisesti tulkita tietoja metatiedoiksi. Näitä ovat esimerkiksi sopimuksen aihe, osapuolien nimet, päivämäärät tai viivakoodit. Sopimuksen sähköiseen muotoon lisätyt metatiedot nopeuttavat ja helpottavat sopimuksen käyttöä ja löydettävyyttä. Tarvittaessa tiedoston nimi voidaan muodostaa automaattisesti ja esimerkiksi umpeenmenoaika siirtää suoraan kalentereihin. Yhtä helposti voidaan automatisoida sähköpostiviesti, joka hälyttää toimimaan riittävän ajoissa ennen sopimuksen voimassaolon päättymistä.

Koko työnkulku voidaan aloittaa yhtä räätälöityä nappia painamalla. Automatisoitujen toimintojen lisäksi dokumentteihin voi skannaushetkellä lisätä tietoa ja tunnisteita monitoimilaitteen käyttöpaneelilta. Vaihe on kriittinen, joten sen on oltava käyttäjälle hyvin helppo. Henkilökohtainen sisäänkirjautuminen monitoimilaitteeseen takaa skannauksen turvallisuuden, jota voidaan tehostaa jäljitettävyydellä ja automaattisella salauksella.

Säästöjä kaiken kokoisissa organisaatioissa

Sopimusten tehokas käsittely lisää kustannussäästöjä ja vähentää riskejä yrityksen koosta riippumatta. Tiedonkulun helpottuminen ja merkittävä ajansäästö konkretisoituvat myös palvelun nopeutumisena tai muuna kilpailuetuna.

Kuka tahansa sopimuksia työssään käsitellyt pystyy kertomaan oman työnsä pullonkauloista. Tässä asiassa loppukäyttäjän mielipidettä kannattaa todella kuunnella, sillä työntekijöiden omat tavat ja haasteet sopimusten parissa ovat ratkaisevia. Kun prosessit on saatu automatisoitua ja yhdenmukaistettua, helpotuksen huokaisuja on mukava kuunnella.

 

Tagged under:

Ricoh Finland - Imaginechange © 2014.
All rights reserved.

Log In or Sign Up