Sujuvammat työnkulut ‒ tehokkaampi asiakirjaympäristö

Millaisia asiakirjoja on kulkenut käsiesi kautta jo tälläkin viikolla? Sähköposteja, raportteja, taulukoita, laskuja, ohjeita… Työelämämme on vahvasti tiedon varassa. Mitä tehokkaammin tietoa hallitset, sitä tehokkaammin työskentelet ‒ ja säästät samalla kustannuksia. Useimmat yritykset voisivat karsia asiakirjatuotannon kustannuksiaan peräti 30 % vuodessa vain tehostamalla asiakirjojen kulkua ja käsittelyä.

Asiakirjojen koko elinkaaren hallinnan tyypilliset kustannuksetovat 5–15 % yrityksen vuosittaisesta liikevaihdosta.

Kun lähdetään miettimään asiakirjaympäristön tehostamista, aivan ensimmäiseksi on selvitettävä, miten yrityksessäsi asiakirjoja ja tietoa käsitellään. Saadun kokonaiskuvan perusteella suunnitellaan ratkaisu, joka tehostaa yrityksen toimintaa ja auttaa liiketoimintaa kasvamaan.

Asiakirjatyönkulku voidaan jakaa neljään vaiheeseen:

1 Tallennus

Yleisiä haasteita:

  • Vanhentuneet asiakirjojen käsittelyn järjestelmät.
  • Asiakirjojen ja tiedon käsittely ruuhkautuu.
  • Asiakirjojen käsittely- ja lähetyskustannukset.

Asiantunteva kumppani selvittää nykytilanteen kanssasi ja suunnittelee asiakirjatyönkulkusi tallennusvaiheeseen ratkaisun, joka helpottaa myös tiedon löytymistä. Asiakirjat digitalisoidaan eli muutetaan tai tallennetaan sähköiseen muotoon ja ohjataan työnkulkuun. Paperisten ja sähköisten asiakirjojen käsittely yhdenmukaistetaan.

2 Käsittely

Yleisiä haasteita:

  • Tuottavuus kärsii, kun aikaa haaskaantuu asiakirjojen etsimiseen.
  • Paperiasiakirjojen käsittely on aikaa vievää ja hankalaa.
  • Asiakirjat katoavat tai tuhoutuvat vahingossa.

Asia voidaan ratkaista huolehtimalla siitä, että sähköiset asiakirjat käsitellään ja ohjataan suoraan haluttuun tallennuspaikkaan, oli se sitten sähköpostiosoite, jokin kansio tai dokumentinhallintajärjestelmä. Asiakirjasi ovat oikeassa paikassa ja oikeassa muodossa, mikä tehostaa toimintaa, parantaa tuottavuutta ja säästää kustannuksia.

3 Arkistointi ja haku

Yleisiä haasteita:

  • Luottamuksellisia asiakirjoja ja tietoja ei ole suojattu luvattomalta lukemiselta ja kopioinnilta.
  • Paperin säilytys vie arvokasta toimistotilaa.
  • Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen.

Asiantunteva kumppani toteuttaa tarpeidesi mukaisen ratkaisun, joka helpottaa tietojen ja asiakirjojen löytymistä ja varmistaa, että luottamukselliset asiat pysyvät taatusti turvassa.

4 Tulostus

Yleisiä haasteita:

  • Vanhentuneet laitteet, joista ei löydy kaikkia tarvittavia toimintoja.
  • Käyttäjien koulutus tulostuskustannusten ja ympäristövaikutusten huomiointiin sekä laitteiden tehokkaaseen käyttöön.
  • Noutamatta jääneet asiakirjat ovat tulostimilla kaikkien nähtävillä ja saattavat joutua vääriin käsiin.

Tulostuksen hallintaan ja seurantaan on saatavilla elämää helpottavia ohjelmistoratkaisuja. Tulostussäännöt ja asiakirjojen reititykset hoituvat tarvittaessa automaattisesti eikä käyttäjien toimenpiteitä tarvita. Tulostuskustannukset ovat hallinnassa ja työhön käytetään sopivia laitteita.

Kannattaako asiakirjaympäristöön investoida?
Totta kai kannattaa! Kun asiakirjojen käsittely helpottuu ja hoituu sujuvasti alusta loppuun saakka, yrityksesi on tuottavampi, mobiilimpi ja ympäristöystävällisempi. Kaiken huipuksi säästät myös kustannuksia!

Tuottavampi
Uudistettujen prosessien ja teknologian myötä pystyt jakamaan tietoa tehokkaammin ja reagoimaan omien asiakkaidesi tarpeisiin nopeammin ‒ saat lisätehoa liiketoimintasi kasvattamiseen.

Mobiilimpi
Asiakirjasi voidaan viedä vaivattomasti myös pilveen. Kun asiakirjat ovat pilvipalvelussa, työntekijäsi voivat tulostaa suoraan älypuhelimiltaan ja tableteiltaan ja pääsevät käsiksi tarvitsemiinsa asiakirjoihin mistä tahansa. Muista myös vierastulostus! Vieraasi voivat tulostaa pilvipalvelun kautta helposti vaikkapa vastaanottosi tulostimella.

Ratkaisu joustaa tarpeidesi mukaan – et siis investoi turhaan kalliisiin palvelimiin, joiden käyttöaste saattaa matkan varrella muuttua merkittävästi. Saat säästöjä myös käyttö- ja ylläpitokustannuksiin: kaikkien laitteiden ja ohjelmien tuki ja ylläpito hoituu pilvipalvelussa. Omia, kalliiksi käyviä resursseja ei tukeen ja ylläpitoon välttämättä tarvita.

Ympäristöystävällisempi
Kun tehostat asiakirjatyönkulkujasi, voit samalla pienentää myös hiilijälkeäsi. Energiatehokkailla laitteilla toteutat kestävän kehityksen periaatteita noudattavan asiakirjakokonaisuuden, joka on ympäristön lisäksi hyväksi niin liiketoiminnallesi kuin työntekijöillesikin.

Edullisempi
Laitteisiin voidaan määrittää valmiiksi haluamiasi sääntöjä. Tulostussääntöjen avulla voit muun muassa hallita helposti eri käyttäjien tulostusmääriä, käyttää oletuksena vaikkapa paperia ja väriainetta säästävää kaksipuoleista mustavalkotulostusta ja reitittää isot työt automaattisesti monistamoon pienempien osastokohtaisten laitteiden sijaan. Myös turvatulostuksen (pull printing, follow-me-tulostus) käyttöönotto pienentää kustannuksia – kun tulosteet vapautetaan aina henkilökohtaisesti, turhat asiakirjat jäävät tulostamatta eikä hukkatulosteita tule.

Hallittavampi
Asiakirjaympäristön kustannuksia ja käyttöä voidaan seurata käyttäjittäin, osastoittain tai laitteittain, jolloin kokonaisuutta on helppo kehittää tehokkaammaksi ja käyttäjiä paremmin palvelevaksi. Kattavista, ajantasaisista raporteista saadaan kaikki tarvittavat tiedot päätöksenteon tueksi. Ratkaisu helpottaa myös asiakirjaympäristön ylläpitoa.
Voit myös hallita koko laitekantaa ja optimoida sen tehokkuuden. Tulostusympäristön tilaa on helppo valvoa, ja raportit saadaan jokaisen laitteen käytöstä ja käytettävyydestä. Myös tarviketilaukset ja huoltokutsut voidaan automatisoida – ja sinulla on jälleen yksi huoli vähemmän!

Turvallisempi
Asiantunteva kumppani auttaa sinua huolehtimaan tiedon ja asiakirjojen tietoturvasta asiakirjojen elinkaaren eri vaiheissa. Turvatulostusratkaisu toimii kaikilla yrityksen verkossa olevilla laitteilla ja varmistaa asiakirjojen jäljitettävyyden ja tietoturvan.

Tagged under:

Ricoh Finland - Imaginechange © 2014.
All rights reserved.

Log In or Sign Up