Tulosta mobiilisti

Työntekijöiden lisääntynyt liikkuvuus ja tarve hyödyntää erilaisia älylaitteita myös tulostamiseen voivat tuntua yrityksissä haasteelliselta. Ratkaisu on tuottavuutta parantava, älykäs ja ketterä työympäristö, jossa toimii myös mobiilitulostusratkaisu. Mobiilitulostus helpottaa paljon liikkuvien ja mobiililaitteita käyttävien työntekijöiden arkea.

Tulostusmahdollisuus halutaan mahdollisesti tarjota myös yrityksen vierailijalle tai väliaikaiselle työntekijälle. Lisäksi mobiilitulostusratkaisu tukee työntekijöiden omien älylaitteiden käyttöä (BYOD, bring your own device) ja mahdollistaa esimerkiksi oppilaitoksissa sen, että oppilaat voivat tulostaa mistä ja mille laitteelle tahansa.

Mobiilitulostusratkaisuja on markkinoilla monenlaisia ja voi olla vaikea tietää, millainen ratkaisu palvelisi oman yrityksesi tarpeita parhaiten. Aivan ensimmäiseksi kannattaa todennäköisesti kääntyä oman tulostintoimittajan puoleen. Monilla laitevalmistajilla on omia ratkaisuja, jotka toimivat parhaiten tietyn merkin kanssa. Tarjolla on kuitenkin myös kolmannen osapuolen sovelluksia, jotka toimivat useiden erimerkkisten tulostimien ja monitoimilaitteiden kanssa. Näissä tapauksissa kannattaa selvittää, onko laitteissa merkkikohtaisia toimintoja tai ominaisuuksia, joita ei mobiilitulostusratkaisussa voida hyödyntää.

Mobiilitulostusratkaisuihin kannattaa tutustua huolella. Yleisimpiä haasteita ovat

  • tulostimien löytäminen mobiililaitteilla
  • erilaiset ajuriongelmat, etenkin laitevalmistajasta riippumattomilla ratkaisuilla
  • eri ratkaisuilla tulostuskelpoiset tiedostomuodot (PDF, Office, eri kuvaformaatit)
  • tietoturvaan liittyvät kysymykset: vaatiiko ratkaisu internetyhteyttä tai pilvipalvelua vai voidaanko se toteuttaa lähiverkossa, onnistuuko käyttäjän tunnistautuminen tai lukittu tulostus (työ vapautuu laitteelta vasta, kun käyttäjä on laitteen luona).

Lisäksi sähköpostitulostuksessa on hyvä selvittää, tulostuuko pelkkä liite vai myös sähköpostin teksti.

Mobiilisti voidaan tulostaa monella tavalla. Joissakin mobiiliratkaisuissa voidaan vapaasti valita käyttöön otettavat tulostustavat:

  • Mobiilisovellukset: Voit etsiä lähimmän tulostimen ja lähettää tulostustyön minkä tahansa mobiililaitteen tulostussovelluksella. Tulostussovellukset eli applikaatiot ovat usein käyttöjärjestelmäsidonnaisia.
  • Web-tulostus: Tulosta asiakirjat mobiililaitteen verkkoselaimen kautta. Web-tulostus onnistuu kaikilla laitteilla, joissa on selain, eli se ei ole sidoksissa mobiililaitteen käyttöjärjestelmään.
  • Sähköpostitulostus: Lähetä tulostettavat liitteet tai viesti mobiililaitteesta sähköpostitse monitoimilaitteen tai tulostimen sähköpostiosoitteeseen.
  • Ajuritulostus: Tulosta miltä tahansa tietokoneelta tulostinajurilla (File – Print -komento).

Jos tulostustöitä lähetetään älylaitteilta pääasiassa oman verkon sisäpuolelta ja ne ovat useimmiten kuvia tai sähköpostin liitteitä pdf-muodossa, sopiva mobiilitulostusratkaisu on usein älylaitteeseen ladattava sovellus, applikaatio eli appi. Sovellukset ovat yleensä ilmaisia ja tarjoavat tulostuksen perustoimintoja – jopa tietoturvallista lukittua tulostusta – mutta vaativampaan käyttöön ne eivät luonnollisesti riitä. Myös mobiililaitteen käyttöjärjestelmä saattaa asettaa rajoituksia: pääosin sovelluksia löytyy iOS- ja Android-laitteille, Windows-mobiililaitteille vähemmän.

Mobiilitulostusta voidaan tarjota osana pilvipalveluja, jolloin tulostusratkaisut voidaan liittää erilaisiin julkisiin pilviarkistopalveluihin, kuten Dropbox, Google Drive tai Office 365/Sharepoint. Käyttäjällä on tällöin pääsy yrityksen asiakirjoihin sijainnista riippumatta. Mobiililaitteelta voidaan myös tallentaa tai monitoimilaitteelta skannata asiakirjoja suoraan pilviarkistoon. Pilvipalvelun etuja ovat muun muassa skaalautuvuus ja kustannussäästöt.

Monet yritykset haluavat kuitenkin asentaa mobiilijärjestelmänsä toimimaan omalla palvelimellaan, yrityksen sisäverkossa tai palomuurin taakse niin sanottuna yksityisenä pilvipalveluna. Mobiilitulostus halutaan mahdollisesti myös liittää osaksi yrityksen tulostuksenhallintajärjestelmää, jolloin käytössä on turvatulostus ja tulostamista kustannuksineen voidaan seurata ja kohdistaa. Jos mobiilitulostusratkaisu halutaan liittää yrityksen käytössä olevaan arkistointi- tai dokumentinhallintajärjestelmään, yhteensopivuus kannattaa selvittää hyvissä ajoin.

Tagged under:

Ricoh Finland - Imaginechange © 2014.
All rights reserved.

Log In or Sign Up