Turvallinen, hallittu ja joustava tulostaminen

Tulostus ja sen toteuttamiseen tarkoitetut ratkaisut ovat yleensä tukitoimintoja, joiden tärkeyttä ei välttämättä tulla ajatelleeksi muulloin kuin silloin, kun jokin tulostusympäristön osa-alue ei toimi lainkaan tai toimii niin huonosti, ettei varsinaisten töiden tekeminen enää onnistu.

Tulostusympäristölle asetetaan kuitenkin monenlaisia odotuksia. Laissa yrityksille määriteltyjen tietoturvavaatimusten on täytyttävä, eivätkä luottamukselliset tiedot saa joutua vääriin käsiin. Käyttäjät haluavat sijainnista riippumatonta, varmaa toimivuutta ja joustavuutta muuttuvissa tilanteissa. IT-osasto ei halua käyttää ylläpitoon ja kokonaisuuden hallintaan yhtään enempää aikaa kuin on pakko. Johto haluaa kaiken edellä mainitun lisäksi yleensä poikkeuksetta myös säästää kustannuksia.

Sekalaisen tulostuslaitekokoelman haltuunotto onnistuu kätevimmin tulostuksenhallintaratkaisulla. Toteutustapoja on erilaisia, mutta perusperiaate on sama: tulostusympäristön hallinta, seuranta ja valvonta hoidetaan keskitetysti tarkoitukseen suunnitellulla ratkaisulla. Tulostuksenhallintaratkaisun tuottamien raporttien avulla pystytään helposti seuraamaan myös tulostuksen kustannuksia ja hoitamaan käyttöön liittyvää laskutusta. Lisäksi voidaan määritellä sääntöjä ja tulostustöiden ohjauksia, joilla varmistetaan että asiakirjat tulostetaan kustannustehokkaimmalla laitteella – ja säästetään kuluja.

Asiakirjalaitteiden käytön aikaisen tietoturvan lisäksi on varmistettava, ettei laitteisiin jää yrityksen luottamuksellisia tietoja myöskään käytöstä poistettaessa – useimmissa nykyaikaisissa tulostimissa ja monitoimilaitteissa kun on kiintolevy, johon voi tallentua käyttäjätietojen lisäksi esimerkiksi kuva jokaisesta laitteella tehdystä asiakirjasta. Asiantunteva kumppani auttaa yritystäsi huolehtimaan tietoturvasta asiakirjojen elinkaaren eri vaiheissa.

Toimistojen yleisin tietoturvariski piilee kuitenkin tulostimelle valvomatta jääneissä, kenen tahansa luettavissa olevissa asiakirjoissa. Myös tähän ongelmaan löytyy onneksi helppo ratkaisu: turvatulostus, jossa käyttäjät tunnistautuvat laitteelle vapauttaakseen työnsä. Kirjautuminen laitteelle onnistuu esimerkiksi salasanalla, pin-koodilla tai toimiston kulkukortilla. Myös follow-you-tulostukseksi tai pullprintingiksi kutsuttu ratkaisu varmistaa tietoturvan tehokkaasti, koska asiakirjat saadaan laitteesta ulos vasta käyttäjän ollessa paikalla. Samasta syystä ratkaisu vähentää tehokkaasti myös hukkatulosteita.

Turvatulostusratkaisun yhteydessä saadaan huomioitua myös skannauksen turvallisuus. Kun laitteelle on kirjauduttava, anonyymi skannaus ei ole mahdollista, ja vastaanottajien osoitelistaa hallitaan keskitetysti. Turvatulostusratkaisu toimii kaikilla yrityksen verkossa olevilla laitteilla ja varmistaa tehokkaasti asiakirjojen jäljitettävyyden ja tietoturvan.

Liikkuvia työntekijöitäsi parhaiten palveleva ratkaisu on puolestaan sellainen, joka antaa heille mahdollisuuden tulostaa työssä tarvitsemiaan asiakirjoja suoraan älypuhelimiltaan ja tableteiltaan – ja jonka avulla he pääsevät asiakirjoihinsa käsiksi käytännöllisesti katsoen mistä tahansa. Oikea ratkaisu on usein pilvipalvelu, jonka kautta voit tarjota myös vieraillesi helpon tulostustavan vaikkapa vastaanottosi tulostimella.

Jatkuvasti muuttuvissa tilanteissa pilviratkaisu joustaa tarpeidesi mukaan – et siis investoi turhaan kalliisiin palvelimiin, joiden käyttöaste saattaa matkan varrella muuttua merkittävästi. Säästöjä tulee myös käyttö- ja ylläpitokustannuksissa, kun kaikkien laitteiden ja ohjelmien tuki ja ylläpito hoituu pilvipalvelussa. Omia, kalliiksi käyviä resursseja ei tukeen ja ylläpitoon tarvita.

Tulostusympäristön kuntoon saattaminen voi tuntua aluksi monimutkaiselta, mutta se kannattaa. Kun asiakirjojen käsittely helpottuu ja hoituu sujuvasti alusta loppuun saakka, yrityksesi on tuottavampi, mobiilimpi ja ympäristöystävällisempi. Kaiken huipuksi säästät myös kustannuksia!

Tagged under:

Ricoh Finland - Imaginechange © 2014.
All rights reserved.

Log In or Sign Up