eIDAS ja viisi tapaa ottaa digitalisaatio haltuun

Euroopassa on niin monia säädöksiä, joista pitää ottaa selvää, että eIDAS on voinut jäädä huomaamatta. Vaikka ilmiö ei vielä olisi tuttu, siihen kannattaa perehtyä, koska se on itse asiassa mainio tilaisuus (tai tekosyy) viedä yritys ketterästi digiaikaan.

Käydäänpä läpi, mitä eIDAS eli Electronic Identification and Trust Services -säädös tarkoittaa. Se luo uuden ja turvallisen sähköisen kanssakäymisen järjestelmän maiden, yritysten ja viranomaisten välille Euroopan unionin alueella.

Se on osa Euroopan komission jatkuvaa pyrkimystä digitalisoida Eurooppa. Sen edut ulottuvat laajalle. Se auttaa yrityksiä toimimaan entistä ketterämmin ja suojelee samalla digi-intoista kuluttajaa.

eIDAS keskittyy kehittämään sähköisen tunnistamisen ja varmentamisen palveluita, kuten sähköisiä leimoja, allekirjoituksia ja verkossa tunnistautumista, joiden avulla päästään käyttämään verkossa olevia palveluita tai hallinnoimaan verkon kautta tehtäviä maksu- tai muita tapahtumia. Sen avulla on entistä turvallisempaa toimia maiden välillä ja hyödyntää EU-jäsenyyttä. Sen avulla verkossa voidaan täyttää ja toimittaa tärkeät asiakirjat, kun esimerkiksi muutetaan maasta toiseen. Perinteinen paperiprosessi poistuu, ja manuaalinen käsittely vaihtuu digitaaliseen.

Euroopan komissio uskoo, että järjestelmä on yrityksille huima tilaisuus. Komission mukaan eIDAS voi merkitä PK-yrityksille mahdollisuutta ”laajentaa eikä lamaantua”.

Mitä hyötyä eIDAS-järjestelmästä siis on? Tietojen tallentaminen pilveen paperin sijaan nopeuttaa toimia eivätkä asiakirjat häviä. Tämä vähentää kokonaiskustannuksia ja tekee toiminnasta entistä ketterämpää ja turvallisempaa. Sähköisten identiteettien avulla niin yritysten kuin ihmistenkin väliset verkkotapahtumat sujuvat joustavasti ja turvallisesti.

Järjestelmän piiriin halajavan yrityksen kannattaa ensimmäiseksi skannata talteen vanhat paperiset asiakirjat. Ensin ne, joista on eniten arvoa digimuodossa ja pilveen tallennettuina. Kannattaa miettiä, missä tilanteissa asiakirjojen sähköinen muoto nopeuttaa työtä.

Paljon työtä vievien prosessien digitalisoinnista koituu paljon hyötyä. Mieti, mitä asiat voidaan hoitaa tekniikan avulla (esimerkiksi laskutus).  Prosessinäkökulmasta eIDAS tarkoittaa tehostamista.

Seuraavien viiden vinkin avulla yrityksesi pääsee ajan tasalle säädösten suhteen.

  1. Minkä tahansa digistrategian ydin on vankka turvallisuus. Pidä tämä mielessä ensimmäisenä siirrettäessä asiakirjoja sähköiseen muotoon. Tietoturvan pitää olla mukana kaikessa mitä teetkin.
  2. Gartner puhuu bimodaalisesta eli kaksihuippuisesta tietotekniikasta. Nopea- ja hidastahtinen prosessi on hyvä tapa käsitellä eIDASta. Yrityksesi tulisi innovoida ja digitalisoida ensin ne osa-alueet, joista saa nopeimman tuoton, jonka avulla voi siirtyä asteittain uuteen maailmaan ja tuoda vanhat prosessit verkkoon.  Toisin sanoen: älä muuta kaikkea kerralla ja muista testata uudet prosessit.
  3. Menestystä ei myöskään tule ilman automaatiota. Kun tieto on tallennettu uudessa muodossa, organisaation ketteryyden ratkaisee lisäarvoon tähtäävä automaatio.
  4. Älä unohda GDPR-tietoturva-asetusta, joka on luvassa pian. Asiakkaidesi yksityisyyden turva ja tietoturva ovat olennaisen tärkeitä asioita. Direktiivin osat kytkeytyvät eIDASiin, joten käsittele kaikkea asiakkaan edun kannalta.
  5. Tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta kannattaa tehdä yhteistyötä tällä erikoisalalla kokeneen kumppanin kanssa. Asiantuntijakumppani auttaa rakentamaan uudet prosessit ja tarjoaa apua ja neuvoja säädösten noudattamisessa.

Minulle on selvää, että eIDASin noudattamisesta koituu yritykselle liiketoiminnallista hyötyä, kun yleiskulut vähenevät, turvallisuus paranee ja toiminta on ketterämpää, muutamia esimerkkejä mainitakseni. Tämä on tietenkin vain yksi osa laajempaa uuden aikakauden digipalapeliä. Liiketoimintaprosessien uusi aikakausi ennakoi vielä suurempaa digitaalista muutosliikettä.

Edward Gower-Isaac, Ricoh Europen liiketoimintaprosessipalveluiden varatoimitusjohtaja 19.6.2017

Tagged under:

Ricoh Finland - Imaginechange © 2014.
All rights reserved.

Log In or Sign Up